Sajnos a cégek többsége nincs tisztában az e-számlázás kötelezettségeivel, és hogy e-mailben sokkal egyszerűbben és olcsóbban küldhetnek számlákat. Az e-számla szolgáltatók pedig előszeretettel ismétlik, hogy megspórolhatja a nyomtatási és posta költséget, miközben ez korántsem ennyiből áll.

Nézzük meg, mit kell tudni az e-számlázásról!

Papír alapú számla – A jól ismert, klasszikus papír alapú számlákat nem kell senkinek bemutatni. A számlát kinyomtatjuk, borítékoljuk és postára adjuk. Ezek kiállításának szabályosságához csak az általános számlákra vonatkozó törvényi változásokat kell betartani.

 

E-számla – Csak elektronikus formában érvényes számla típus. Vagyis hiába nyomtatjuk ki az általunk kiállított e-számlát, akkor is elektronikusan kell tárolni az eredeti dokumentumot a kiállítástól számított 8 évig annál a szolgáltatónál, akinél megvásároltuk az e-számla szolgáltatást. Sem a kiállítónak, sem a vevőnek nem kötelező kinyomtatnia, de csak hitelesítéssel – elektronikus aláírással – érvényes.

A számlára vonatkozó általános törvényeken kívül több kifejezetten az e-számlára vonatkozó jogszabály is létezik. Az évek alatt ezek a törvények folyamatosan változnak, az előírások változását követni kell, különben érvénytelenek lehetnek az e-számlák.

 

Elektronikusan továbbított e-mail számla – Írásbeli vagy szóbeli megállapodás, esetleg ráutaló magatartás alapján kiállított és e-mail útján megküldött számla. A számla kiállítójának kötelessége a számlát egy példányban kinyomtatni, és a papír alapú számlákhoz hasonlóan tárolni. Ha a vevő el kívánja számolni a kapott e-mail számlákat, akkor azokat szintén ki kell nyomtatnia. Ezek kiállításának szabályosságához csak az általános számlákra vonatkozó törvényi változásokat kell betartani.

1.

Tévhit – A papír alapú számlát kötelező aláírni és lepecsételni.

Valóság – Jelenleg nincs hatályban erre vonatkozó jogszabály. Nem attól lesz érvényes egy számla, hogy szerepel rajta a kiállító szervezet pecsétje és a képviseletre jogosult személy aláírása.

 

2.

Tévhit – A számla nyomtatási példányokat kötelező számozni vagy eredeti, másolat jelzéssel ellátni.

Valóság – 2010. szeptember 27-től a számlákon nem kell feltüntetni, hogy azok eredeti vagy másolati példányok.

 

3.

Tévhit – A nyomtatott számlát csak posta igénybevételével lehet küldeni.

Valóság – Nincs ilyen előírás.

 

4.

Tévhit – A papír alapú számlát a számla kiállítójának kell kinyomtatni.

Valóság – Nincs előírás arra, hogy a számlát a kiállítónak kell kinyomtatnia. Ez történhet a vevő nyomtatóján is.

Papír alapú számla – egyszerűen csak annyira, hogy a postai úton érkező számlák jussanak el hozzánk: ha szükséges, akkor vegyük át őket a postán. A papír alapú számlákat csak el kell juttatnunk a könyvelőhöz, hogy azok elszámolhatók legyenek vállalkozásunkban.

 

E-számla – Mivel több e-számla szolgáltató létezik, lehetséges, hogy több ilyen szolgáltatón keresztül érkezik vállalkozásához számla, és vannak szolgáltatók, akiknél nem csak a kiállítónak kell szolgáltatási díjat fizetni, hanem a vevőnek is.

Az e-számlát a befogadónak is 8 évig elektronikus formában kell megőriznie, és ellenőrzés esetén az eredeti elektronikus formát kell biztosítani az ellenőr számára, ha a számlát vállalkozásában költségként akarja elszámolni. Vagyis nem elég, ha csak megkapjuk, kifizetjük és kinyomtatjuk a könyvelésnek a kapott e-számlát!

És minél több helyről érkeznek az e-számlák, annál több szolgáltatónál kell felhasználói fiókot fenntartanunk az elektronikus elérés biztosításához. És az sem jó megoldás, ha ezeket a számlákat nem archiváljuk le magunknak, mert egy ellenőrzés során sokkal nagyobb feladat minden szolgáltató minden fiókjában megkeresni azokat az e-számlákat, melyek az ellenőrzési időszak alatt érkeztek hozzánk.

Vevőként az e-számlákat ugyanúgy ki fogják nyomtatni a könyveléshez, de emellett biztosítania kell az elektronikus tárolást (a szolgáltatóknál) és az archiválást is.

 

Elektronikusan továbbított e-mail számla – A e-mailen érkezett PDF formátumú számlát a vevőnek egyszerűen csak ki kell nyomtatnia, és a könyvelésbe kell helyeznie. Nincs szükség arra, hogy bármilyen e-számla szolgáltató fiókjába tárolja azt.

Papír alapú számla – A kiállítónál realizálódik a nyomtatási és a posta költség is. Ezekkel mindenképp számolni kell, ráadásul mindkét esetben folyamatosan változó költségről van szó. De költség az is, hogy vevőként folyamatosan rendelkezésre kell állnunk, tudnunk kell átvenni az érkező – esetleg ajánlott – leveleket, vagy el kell érte menni a postára.

 

E-számla – A kiállítónál megjelenik az e-számla szolgáltatásért és az elektronikus tárolásért fizetendő díj, ami folyamatosan változhat. A befogadónál a szolgáltatótól függően szintén megjelenhet költség az elektronikus tárolásért, ami a kötelező 8 évvel és esetlegesen több szolgáltatóval számolva már szemmel látható összeg lehet. És ne feledkezzünk meg az esetleg nyomtatási költségről, valamint az archiválással kapcsolatos időigényről se.

 

Elektronikusan továbbított e-mail számla – Az e-mail számlák esetében mindkét félnél csak a nyomtatási költségek jelennek meg, hogy a számlák a könyvelésbe kerülhessenek. Se postaköltség, se tárolási szolgáltatói díj nem realizálódik. Azonban számolni kell a kinyomtatott és lekönyvelt számlák tárolásával, mely hely igényes. Főként, ha azt nézzük, hogy 8 évig szükséges ezeknek a tárolása is.